Làm thế nào để có thể xóa vân tay quản lý trên máy chấm công?

Ngày nay, máy chấm công đã được sử dụng phổ biến nếu hơn bao giờ hết. Trong đó, máy chấm công vân tay là chiếm tỷ lệ cao nhất và được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng am hiểu thao tác quản lý máy chấm công vân tay mà cụ thể là xóa vân tay nhân viên đã nghỉ việc. Nếu bạn đang gặp vấn đề như vậy thì hãy tham khảo ngay những thông tin sau đây để tìm hướng xử lý.

Máy chấm công vân tay được sử dụng phổ biến

Lý do cần xóa vân tay máy chấm công

Khi một nhân viên vào làm việc tại công ty, người đó sẽ được đăng ký vân tay để phục vụ công tác chấm công. Trong quá trình làm việc, vân tay nay được sử dụng để tính giờ công thực tế và tình trạng đi trễ - về sớm ở nhân viên. Một số công ty còn tích hợp máy chấm công vào khóa cửa tự động để tiết kiệm công sức quản lý.

Khi nhân viên trên nghỉ việc, điều đầu tiên nhân sự cần làm đó là phải xóa ngay vân tay của người đó vì hai lý do:

• Thứ nhất, vân tay lưu lại trên máy hoặc phần mềm chấm công ẽ gây gánh nặng cho việc quản lý. Nếu không xóa vân tay nhân viên nghỉ việc thì bộ phận nhân sự sẽ cần xử lý rất nhiều “thông tin rác”.

• Thứ hai, nhân sự sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý ra vào công ty. Cụ thể là nhân viên cũ sử dụng dấu tay chưa bị xóa để vào văn phòng mà không được sự cho phép của công ty.

Vân tay nhân viên nghĩ việc cần được xóa khỏi máy chấm công

Vì hai điều trên, dù có bận rộn đến mấy thì cũng không nên quên việc cần xóa dấu vân tay nhân viên cũ ra khỏi dữ liệu chấm công.

Hướng dẫn xóa vân tay máy chấm công

Một hệ thống chấm công cơ bản bao gồm: máy chấm công, đường truyền, máy chủ và phần mềm quản lý chấm công. Như vậy, sẽ có hai cách xử lý vân tay nhân viên cũ đó là thông qua máy chấm công và thông qua phần mềm chấm công.

1. Xóa vân tay ngay trên máy

Đây là cách đơn giản nhất để xóa thông tin vân tay của một người trong hệ thống chấm công. Để xóa dữ liệu, bạn cần thực hiện những thao tác trên máy như sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào Menu quản lý của máy chấm công.

• Bước 2: Chọn mục User manager.

• Bước 3: Tìm và chọn mã số của nhân viên cần xóa.

• Bước 4: Xóa dấu vân tay của nhân viên đã nghỉ việc.

Có thể xóa vân tay nhanh chóng ngay trên máy chấm công

Với những bước đơn giản trên, bạn có thể xóa dấu vân tay nhanh chóng nếu số lượng vân tay trên cơ dữ liệu còn ít. Tuy nhiên, nếu dữ liệu vân tay quá lớn thì làm cách này mất rất nhiều thời gian. Trong trường hợp dữ liệu vân tay quá lớn thì không thể thực hiện bằng cách thủ công này được vì như thế sẽ mất rất nhiều thời gian. Tốt nhất là nên thao tác trên phần mềm để có thể tìm thấy và xóa dấu vân tay nhanh chóng.

2. Xóa vân tay thông qua phần mềm

Trong một hệ thống chấm công, máy chấm công được kiểm soát thông quan phần mềm quản lý được cài đặt trên máy tính. Theo đó, dữ liệu trên máy chấm công được đồng bộ với dữ liệu trên phần mềm. Điều này có nghĩa là xóa dữ liệu chấm công trên phần mềm thì vân tay cũ cũng được xóa trên máy.

Để xóa dữ liệu chấm công trên phần mềm, bạn cần thực hiện những bước sau:

• Bước 1: Vào phần mềm quản lý chấm công và chọn mục quản lý nhân viên. Một bảng dữ liệu vân tay sẽ hiện lên.

• Bước 2: Tìm kiếm tên nhân viên cũ bằng công cụ của phần mềm và tích vào ô trước dữ liệu muốn xóa. Sau đó, nhấn vào nút xóa trên đầu danh sách.

• Bước 3: Kiểm tra lại cơ sở dữ liệu một lần nữa. Nếu không thấy thông tin vân tay nhân viên cũ thì có nghĩa là bạn đã xóa thành công.

Sử dụng phần mềm là cách khác để xóa vân tay chấm công

Với phần mềm quản lý vân tay, bạn có thể thực hiện thao tác xóa dữ liệu nhân viên nghỉ việc hiệu quả hơn. Bởi vì, bạn có thể chọn và xóa nhiều vân tay cùng một lúc.

Quản lý vân tay máy chấm công

Dữ liệu vân tay được máy chấm công sử dụng để định danh nhân viên công ty. Do đó, dữ liệu này cần phải đảm bảo tính chính xác và tính cập nhật. Không chỉ xóa vân tay nhân viên đã nghỉ việc, nhân sự còn phải xử lý những tình huống như nhân viên không chấm công được bằng vân tay đã đăng ký. Có thể do vân tay của người đó đã bị mòn nên máy không nhận ra nữa, Giải pháp là cho người đó đăng ký lại dấu vân tay mới.

Bên cạnh đó, cũng cần phải phân quyền truy cập dữ liệu vân tay, bởi vì đây là thông tin quan trọng được sử dụng để tính lương. Chỉ những người có thẩm quyền như chuyên viên nhân sự hay quản lý mới có quyền truy cập. Nếu để lộ dữ liệu quan trọng này thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công ty.

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp chấm công nói chung và máy chấm công nói riêng thì hãy liên hệ SMARTID. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.