Giải pháp máy chấm công trong việc quản lý doanh nghiệp

Với sự ra đời của máy chấm công, việc đánh giá kỷ luật lao động và tính lương hàng tháng trở nên dễ dàng hơn. Thiết bị kiểm soát cửa ra vào này đã trở nên quen thuộc trong mắt nhân sự, kế toán và các nhà quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống quản lý ra vào – chấm công hiệu quả không hề dễ dàng, nhất là khi quy mô công ty phát triển lớn hơn 50 nhân sự. Lúc này, để quản lý hiệu quả thì cần có một giải pháp tự động, thông minh và toàn diện.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công có thể hiểu là thiết bị kiểm soát cửa ra vào có chức năng chính là ghi nhận giờ vào làm và giờ tan ca của lao động. Từ hai dữ liệu này, máy có thể tính toán những chỉ số khác như: thời gian đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, ngày nghỉ phép,… để nhân sự và nhà quản lý đánh giá chính xác tình hình kỷ luật lao động của công ty. Đồng thời, kế toán cũng sử dụng những dữ liệu này để tính toán lương, thưởng hàng tháng.

So với việc chấm công thủ công trước đây, thiết bị chấm công này mang đến những lợi ích như:

• Rút ngắn thao tác và thời gian chấm công.
• Tránh sai sót và đảm bảo sự công bằng của việc chấm công.
• Cung cấp những thông tin hữu ích giúp ra việc ra quyết định liên quan đến nhân sự và tính lương trở nên dễ dàng hơn.

Chính vì những ưu thế vượt trội trên, thiết bị chấm công đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đông nhân viên hoặc có quy định về thời gian làm việc.
Những giải pháp máy chấm công nào phổ biến nhất hiện nay?

1. Chấm công bằng thẻ RFID

Giải pháp chấm công sử dụng những chiếc thẻ thông minh có ID riêng. Khi cần đi vào hay đi ra công ty, cá nhân người lao động sử dụng thẻ này để quẹt hoặc đưa lên mắt đọc của máy chấm công. Lúc này, ID của nhân sự được xác nhân và thông tin được lưu vào phần mềm kết nối với máy.

Đa phần thiết bị kiểm soát cửa ra vào sử dụng thẻ từ có thiết kế gọn nhẹ, đầu đọc nhạy, bộ nhớ lưu trữ lớn và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau. Tuy nhiên, giải pháp chấm công này vẫn có lỗ hổng đó là nhân viên làm mất thẻ gây bất tiện khi chấm công hoặc phát sinh tình trạng nhờ người khác chấm công hộ.

2. Chấm công bằng vân tay

Giải pháp chấm công sử dụng dữ liệu vân tay được đăng ký của nhân viên để xác thực danh tính. Hiện nay, có hai loại máy chấm chấm công vân tay là: máy sử dụng cảm biến quang và máy sử dụng cảm biến điện dung. Thiết bị chấm công quang học có ưu điểm là giá thành rẻ nhưng thiết kế máy cồng kềnh và cũng có trường hợp máy không đọc được vân tay. Mặt khác, thiết bị chấm công điện dung có giá thành cao nhưng bù lại có thể xác nhận vân tay chính xác.

Chấm công vân tay giúp tránh được tình trạng gian lận hoặc chấm công hộ. Tuy nhiên, giải pháp này gây mất thời gian khi chấm công và khó có thể áp dụng trong một số môi trường làm việc nhất định.

3. Chấm công bằng nhân diện khuôn mặt.

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID) là một trong những công nghệ hiện đại nhất hiện nay. Bằng cách sử dụng dữ liệu khuôn mặt được đăng ký bởi nhân viên, thiết bị chấm công có thể nhận diện chính xác và ghi nhận thông tin liên quan đến thời gian làm việc.

Chấm công bằng Face ID giúp đảm bảo tính công bằng, tránh gian lận, tránh mạo danh và có thể áp dụng với nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, thiết bị chấm công này chưa thực sự phổ biến, giá thành khá cao và mất thời gian chấm công hơn máy vân tay hay máy thẻ từ.

Làm cách nào để xây dựng hệ thống chấm công đa điểm?

Những công ty có nhiều chi nhánh hoặc hệ thống cửa hàng có nhiều địa điểm cần có một giải pháp chấm công từ xa hiệu quả và chính xác. Để có thể xây dựng một hệ thống chấm công toàn diện, những thiết bị cần có bao gồm:

• Máy chấm công có khả năng kết nối qua giao thức TCP/IP.
• Hệ thống mạng Internet tại địa điểm lắp máy.
• Phần mềm chấm công cài đặt trên server hoặc PC có dung lượng lớn.
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ACCESS hoặc SQL Server.

Mỗi địa điểm làm việc đều cần lắp đặt thiết bị chấm công được đăng ký dữ liệu cá nhân của tất cả nhân viên và gán địa chỉ IP cố định. Tất cả thiết bị chấm công đều được kiểm soát bởi phần mềm chấm công được cài đặt trong máy chủ ở trụ sở công ty.

Nhân sự phụ trách quản lý phần mềm chấm công có trách nhiệm xây dựng cây thư mục, đăng ký toàn bộ địa chỉ IP, tải toàn bộ dữ liệu được đăng ký về và thiết lập thời gian làm việc cho từng cá nhân. Lúc này, toàn bộ thông tin về giờ giấc làm việc sẽ được kiểm soát tập trung thông qua phần mềm cài đặt tại văn phòng trung tâm.

Đơn vị nào chuyên cung cấp giải pháp máy chấm công chuyên nghiệp?

Hiện nay, SMARTID được xem là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp máy chấm công và thiết bị kiểm soát cửa ra vào thông minh. Không chỉ dừng lại ở đó, SMARTID còn có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn và giúp khách hàng xây dựng một hệ thống chấm công toàn diện nhất với:

• Thiết bị chấm công từ những thương hiệu uy tín có khả năng hoạt động bền bỉ.
• Đầu đọc thẻ, đầu đọc vân tay có độ chính xác cao.
• Bộ điều khiển kiểm soát ra vào thông minh.
• Khóa điện tử chắc chắn và bền bỉ.

Nếu bạn đang muốn xây dựng giải pháp chấm công hiệu quả, hãy liên hệ SMARTID ngay. Gọi trực tiếp hotline 0904.190.900 để được hỗ trợ nhanh chóng và tư vấn chính xác nhất!