Sơ đồ hoạt động Hệ thống kiểm soát cửa ra vào - access control - bằng thẻ, vân tay

Hiện nay ở Việt Nam cũng như trên thế giới đã ứng dụng rộng rãi và có hiệu quả hệ thống kiểm soát cửa ra vào dùng thẻ để mở cửa, quản lí nhân viên, tính thời gian làm việc của nhân viên, người vào ra các công sở, xí nghiệp, khách sạn …

Việc dùng thẻ rất thuận tiện cho người sử dụng và quản lí vì chỉ cần chiếc thẻ đã có thể thay thế cả chùm chìa khóa để ra vào cửa. Mỗi nhân viên được cấp một thẻ trên đó có in mã vạch (sọc từ , chíp nhớ )lưu trữ các thông tin của nhân viên, hay của thẻ đó .

 Mọi hoạt động phục vụ cho việc quản lý thời gian nhân công đều được tự động xử lý trên máy tính, giảm thiểu những sai sót trong công tác vào ra dữ liệu. Qua đó, người quản lý đánh giá chính xác chấm công, khen thưởng, kỷ luật công minh, tạo môi trường làm việc tin cậy cao.

Quản lý nhân sự bằng Thẻ để theo dõi thời gian công tác, làm việc của từng nhân viên trong công ty, công nghệ thẻ sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng lưu lại giờ đi làm và giờ về của từng nhân viên trong từng bộ phận/phân xưởng sản xuất. Cuối ngày/ cuối tháng/ cuối năm nhà quản lý có được Bảng báo cáo thời gian làm việc của từng nhân viên trong ngày/ trong tháng/ trong năm. Bảng báo cáo được thiết kế chi tiết đầy đủ (có thể theo yêu cầu của nhà quản lý) liệt kê số ngày đi làm muộn (hoặc về sớm) của từng nhân viên trong một thời gian xác định trong đó bao gồm cả thời gian đi làm (hoặc ra về) của nhân viên, quản lý ngày nghỉ phép (đi công tác) của từng nhân viên v.v.
  

Đầu ca : Khi nhân viên đến làm việc sẽ đưa thẻ qua đầu đọc đặt tại cổng để đọc (mã từ/ mã vạch…của thẻ và dựa vào mã số lưu trên thẻ vừa quét sẽ biết tên nhân viên, giờ đến .v.v.   Công việc quét thẻ cho một nhân viên rất dễ dàng, nhanh chóng (thời gian quét chỉ khoảng 1 giây đồng hồ).
- Nếu nhân viên nào đi làm mà không quét thẻ thì có thể không mở được cửa và máy tính sẽ coi như nhân viên đó không đi làm
Cuối ca: Khi nhân viên ra về thì tương tự như khi đến thẻ mã vạch cũng cho biết tên, giờ về của nhân viên. Các thông tin ngày giờ đến, ngày giờ về của nhân viên sẽ được lưu lại trong hệ thống máy tính chấm công, quản lý.