Những lỗi cơ bản khi sử dụng máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay là thiết bị kiểm soát cửa ra vào được sử dụng phổ biến tại các văn phòng công ty. Trong quá trình sử dụng, máy có thể gặp phải một số trục trặc kỹ thuật, nếu không biết cách khắc phục thì người sử dụng sẽ mất nhiều thời gian. Sau đây là những lỗi cơ bản mà loại máy này thường gặp phải và cách khắc phục tương ứng. 

Lợi ích máy chấm công vân tay mang lại

Thiết bị kiểm soát cửa ra vào bằng dữ liệu vân tay được sử dụng phổ biến vì chúng mang lại những lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của công tác chấm công.
• Đảm bảo độ chính xác và tránh được sự gian dối trong quá trình chấm công.
• GIảm sai sót trong quá trình tính lương và hỗ trợ thực thi quy chế làm việc của doanh nghiệp.
• Đáp ứng các yêu cầu khác nhau của từng bộ phận và phòng ban.
• Hỗ trợ cho bộ phận nhân sự, kế toán tại những công ty quy mô vừa và lớn.
• Giúp quản lý kiểm soát nhân viên hiệu quả hơn.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và nâng cao ý thức lao động.

Những lỗi cơ bản khi sử dụng máy chấm công vân tay

Trong quá trình vận hành, máy chấm công vân tay có thể gặp phải một số lỗi, nếu không biết cách xử lý sẽ gây mất thời gian. Sau đây là những lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục tương ứng.

1. Không đọc được vân tay

Chấm công bằng vân tay nhưng máy không nhận diện được là vấn đề mà nhiều người gặp phải. Nguyên nhân chủ yếu là vì hình ảnh vân tay của người đó không trùng khớp với dữ liệu trong máy do đặt tay sai vị trí hoặc vân tay bị mờ.

Lỗi trên có thể khắc phục bằng một trong những cách sau:

• Thử đặt lại ngón tay lên mắt đọc so cho có vân tay đều và rõ ràng nhất.
• Lau sạch tay rồi đặt lên mắt đọc một lần nữa.

Nếu đã thử mọi cách mà vẫn không chấm công được thì hãy đăng ký lại dấu vân tay mới. 

 2. Không kết nối được với máy tính

Có hai nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

• Do thiết bị chấm công và máy tính không có cùng địa chỉ IP. Hãy kiểm tra lại máy và trên phần mềm xem địa chỉ IP đã được khai báo chưa.
• Do đường truyền kết nối giữa máy tính và thiết bị kiểm soát cửa ra vào bị gián đoạn. Hãy kiểm tra mạng Wifi hoặc dây cáp mạng từ PC đến thiết bị có gặp vấn đề gì không.

3. Tải dữ liệu chấm công giữa chừng thì bị treo máy

Chủ yếu là do lỗi phần mềm chấm công. Cách khắc phục là gỡ và cài đặt lại phần mềm, sau đó tải lại dữ liệu máy chấm công về PC. 

4. Máy chấm công hiển thị sai giờ

Chủ yếu do ban đầu setup thiết bị chấm công sai. KHắc phục bằng cách sử dụng phần mềm chấm công trên máy tính để đồng bộ thời gian với thiết bị chấm công.

5. Không tính công cho người đã chấm công

Nếu kiểm tra dữ liệu thô mà không thấy thì có nghĩa là nhân viên đó chưa chấm công. Trong trường hợp có dữ liệu thô, bạn cần kiểm tra lại ca làm của nhân viên đó, đồng thời nên cài đặt lại máy chấm công.

6. Chưa cài đặt nhưng máy tính có dữ liệu vân tay

Nguyên nhân chủ yếu là do việc khai báo máy chấm công chưa chính xác. Bạn cần kiểm tra lại những thông tin khai báo như tên máy, địa chỉ IP, kiểu kết nối,... và đặc biệt là kiểu màn hình. Cụ thể, khai báo kiểu màn hình như sau:

• Màn hình đen trắng thì cần chọn kiểu LCD.
• Màn hình hiển thị nhiều màu sắc thì cần chọn kiểu màn hình TFT.
• Nếu khai báo sai thì rất dễ gặp phải vấn đề trên. Bạn cần phải vào mục khai báo để kiểm tra và khai báo lại (nếu cần thiết).

7. Dữ liệu chấm công sai thời gian thực tế

Có những trường hợp chấm công vào ngày hôm trước nhưng dữ liệu trả về lại nhảy sang chiều hôm sau. Lỗi này phát sinh thường là do sai sót của người chấm công. Cụ thể là người đó thay vì phải check-in một lần để bắt đầu ca làm và check-out một lần để kết thúc ca làm, nhưng lại quên mất phải chấm công thêm một lần nữa khi hết giờ. Kết quả là máy sẽ xem lần chấm công vào ngày hôm sau là lúc người đó check-out cho ca hôm trước khiến dữ liệu chấm công bị lệch ngày. 

8. Không ai chấm công nhưng máy thông báo “Vui lòng thử lại”

Lỗi phát sinh chủ yếu do đầu đọc của máy hoạt động không chính xác. Bạn cần vệ sinh mắt đọc vân tay hoặc tháo máy và lắp tại những vị trí không bụi bặm, khuất gió và không tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời.

9. Không xóa được dữ liệu vân tay của nhân viên cũ đã nghỉ việc

Sau khi nhân viên cũ nghỉ việc, nhân sự cần phải xóa dữ liệu của người đó khỏi phần mềm chấm công. Để làm được điều này, hãy thực hiện những bước sau:

• Vào menu phần mềm chấm công.
• Kết nối với máy chấm công.
• Vào mục thông tin thiết bị.
• Cập nhật lại thông tin.
• Xóa nhân viên quản lý. 

Trên đây là những vấn đề thường gặp nhất trong quá trình sử dụng máy chấm công vân tay. Nếu cần hỗ trợ thông tin sản phẩm, hãy liên hệ trực tiếp SMARTID qua hotline 0904.190.900 để được tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhất.